Глава 5. Отчеты

Для получения данных из информационной базы в «1С:Предприятии» используются отчеты.

В режиме 1С:Предприятие пользователь может сформировать отчет с предложенными системой настройками или установить свои настройки. Опытный пользователь может самостоятельно разработать свой собственный вариант отчета.

Внешний вид формы отчета по умолчанию представлен на рисунке ниже.

Рис. 119. Форма отчета

Чтобы сформировать отчет с предустановленными настройками, достаточно нажать кнопку Сформировать на командной панели отчета.

Если для отчета предусмотрено несколько вариантов, то перед выполнением следует выбрать требуемый вариант. Для этого на форме отчета используется кнопка Выбрать вариант. Подробнее о работе с вариантами см. раздел «Варианты отчета» здесь.

Для того чтобы установить настройки отчета, можно воспользоваться полем быстрых настроек или же специальным диалогом, открывающимся нажатием кнопки Настройки... Подробнее о настройках см. разделы «Использование быстрых настроек» и «Настройки» далее.

После того как результат отчета сформирован системой и выведен в табличный документ, можно использовать механизм расшифровки. Подробнее см. раздел «Работа с расшифровкой отчета» здесь.

В зависимости от настройки отчета на форме отчета в подменю Еще могут быть доступны следующие команды:

● Настройки – открывает форму настроек;

● Выбрать настройки – открывает форму для выбора ранее сохраненной настройки;

● Сохранить настройки – сохраняет измененные настройки отчета;

● Установить стандартные настройки – загружает настройки из варианта отчета;

● Очистить запомненные цвета диаграмм – отменяет пользовательскую настройку цветов значений диаграмм. Доступна только, если в настройках варианта отчета содержатся диаграммы;

● Изменить вариант – открывает окно настройки варианта отчета;

● Выбрать вариант – открывает форму для выбора варианта отчета;

● Сохранить вариант – открывает форму для сохранения варианта отчета;

● Открыть новое окно – открывает новую форму отчета с текущими настройками;

● Изменить форму – открывает форму настройки формы отчета.

Подробнее о работе с настройками см. раздел «Использование быстрых настроек» и главу «Изменение варианта отчета» далее.

Работа с расшифровкой отчета описана в разделе «Работа с расшифровкой отчета» здесь.

Некоторые настройки отчета можно редактировать в отдельной форме. При выполнении отчета такие настройки используются вместе с основными настройками отчета.

Чтобы открыть форму редактирования настроек, следует нажать кнопку Настройки… на форме отчета.

Рис. 120. Форма настроек отчета «Динамика продаж»

Для сохранения выбранных настроек следует нажать кнопку Завершить редактирование.

Чтобы отредактировать состав настроек, отображаемых на форме отчета, нужно выбрать команду Еще – Изменить состав настроек. Форма редактирования списка настроек откроется в новом окне.

Рис. 121. Изменение состава настроек отчета

Слева отображаются все доступные настройки отчета, справа – настройки, редактируемые в форме отчета.

Для управления составом пользовательских настроек используются кнопки:

● Добавить > – добавляет настройку из левого списка в правый;

● Добавить все >> – добавляет все настройки из левого списка в правый;

● < Удалить – удаляет настройку из правого списка;

● << Удалить все – удаляет все настройки из правого списка;

Стандартные пользовательские настройки восстанавливаются командой Еще – Установить стандартные настройки.

Если при помощи настроек не удается получить требуемый отчет, то можно создать собственный вариант отчета. Создание варианта отчета требует наличия некоторого опыта работы с отчетами. Подробнее о работе с вариантами отчета см. главу «Изменение варианта отчета» здесь.

При закрытии формы отчета или смене текущего варианта отчета пользовательские настройки автоматически сохраняются. Пользовательские настройки сохраняются отдельно для каждого варианта отчета.

Среди настроек могут быть выделены такие настройки, которые предполагается редактировать наиболее часто (например, фильтр по товару в отчете Динамика продаж или фильтр по организации в бухгалтерском отчете). Такие настройки будут редактироваться непосредственно в форме отчета.

Если в форме настроек отчета установить отбор, то элемент отбора будет добавлен в список настроек и в настройки, отображаемые в форме отчета.

Чтобы использовать в отчете выбранную настройку, нужно установить значение настройки в соответствующем поле.

В зависимости от типа настройки для изменения значения следует выполнить одно из действий:

● выбрать значение из всплывающего списка по нажатии кнопки Выбрать в поле настройки,

● установить значение в новом окне, отобразившемся по нажатии кнопки Выбрать в поле настройки.

Пример выбора настройки отчета в новом окне представлен на рисунке:

Рис. 122. Выбор значения быстрой настройки отчета

При изменении настроек не происходит формирования отчета.

Чтобы сформировать отчет с установленными настройками, следует нажать кнопку Сформировать.

Чтобы отменить использование выбранной настройки в отчете, нужно снять флажок в соответствующей строке.

Для отчета может быть создано несколько вариантов. Вариант определяет, в каком виде будут выводиться данные в результат отчета. Например, для отчета Динамика продаж может быть создан вариант, в котором данные о продаже товаров по периодам отображаются в виде диаграммы, и вариант, в котором данные по продажам для покупателей отображаются в виде таблицы. При этом каждый вариант отчета обладает своим набором настроек.

Система предоставляет возможность создания нового варианта отчета непосредственно в режиме «1С:Предприятие». Перед выполнением этого действия внимательно ознакомьтесь с разделом «Изменение варианта отчета». В случае вызова этого действия новый вариант отчета сохраняется в информационной базе.

Имеется возможность определять несколько вариантов настроек для каждого отчета.

Подробнее работа с вариантами настроек описана в главе «Изменение варианта отчета» здесь.

Рассмотрим подробнее работу пользователя с отчетом на примере отчета Динамика продаж демонстрационной конфигурации. Запустим отчет с помощью соответствующей команды на панели действий. Форма отчета откроется в новом окне.

Рис. 123. Форма отчета «Динамика продаж»

При запуске для отчета установлен вариант Диаграмма по периодам. Предположим, нам нужен другой вариант.

Тогда нужно нажать кнопку Выбрать вариант… и в новом окне выбрать вариант отчета Продажи товаров по покупателям.

Рис. 124. Выбор варианта отчета «Динамика продаж»

Заметим, что этому варианту отчета были установлены настройки Период – Этот год и группировка по полям Товар и Покупатель.

Предположим, что это настройки, необходимые в данный момент, и сформируем отчет нажатием кнопки Сформировать.

Рис. 125. Отчет «Динамика продаж» в варианте «Продажи товаров по покупателям»

Допустим, необходимо получить отчет о продажах за предыдущий год. Для этого нам следует изменить параметр Период и нажать кнопку Сформировать:

Рис. 126. Отчет «Динамика продаж» за прошлый год

Предположим, нам недостаточно изменить видимые параметры (Период и Группировка). Чтобы увидеть параметры, которые можно настроить для варианта отчета, следует нажать кнопку Настройки…. Список настроек, распределенных по вкладкам, откроется в отдельном окне:

Рис. 127. Форма настроек отчета «Динамика продаж»

Чтобы установить отбор, следует перейти на закладку Отбор.

Рис. 128. Форма настройки отбора для отчета «Динамика продаж»

1. На командной панели закладки нажать кнопку Добавить новый элемент или перетащить поле из списка Доступные поля.

2. Выбрать Вид сравнения в списке, всплывающем при нажатии кнопки Выбрать.

3. Установить значение отбора, выбрав его в списке, открывающемся при нажатии кнопки Выбрать, или набрать его в колонке.

4. Если необходимо, установить порядок элементов отбора с помощью команд Переместить вверх и Переместить вниз из меню Еще. Для удобства можно выбрать несколько условий и добавить их в одну группу с помощью команды Сгруппировать условия.

5. Нажать кнопку Завершить редактирование.

Подробнее о работе с отбором и о видах сравнения см. раздел «Отбор» здесь.

Чтобы установить порядок записей результата отчета, в форме настроек нужно перейти на закладку Сортировка.

Рис. 129. Настройка сортировки результата отчета «Динамика продаж»

На закладке нажать кнопку Добавить новый элемент и выбрать поле или перетащить поле из списка Доступные поля. Также можно добавить авто элемент порядка нажатием кнопки Добавить новый авто элемент порядка (подробнее об авто элементах порядка см раздел "Сортировка" здесь.

1. Выбрать Направление сортировки (По возрастанию / По убыванию).

2. Если необходимо, установить порядок элементов сортировки с помощью команд Переместить вверх и Переместить вниз из меню Еще.

3. Нажать кнопку Завершить редактирование.

Если полей сортировки несколько, то в отчете данные будут отсортированы вначале по первому полю, потом по второму и т. д.

Подробнее о работе с сортировкой см. раздел «Сортировка» здесь.

В качестве примера отсортируем отчет Отчет по оплатам по поставщику и в разрезе поставщика – по дате документа. Настройки отбора будут выглядеть следующим образом:

Рис. 130. Настройка сортировки в отчете

В форме редактирования нажмем Завершить редактирование. Результирующий отчет примет вид, как на рисунке:

Рис. 131. Результат настройки сортировки отчета

Чтобы установить условное оформление записей результата отчета, в форме настроек нужно перейти на закладку Условное оформление. На закладке нажать кнопку Добавить и установить требуемые настройки оформления.

Рис. 132. Настройка условного оформления отчета

1. На закладке Оформление выбрать требуемые параметры оформления: цвет фона, цвет текста и т. д.

2. На закладке Условие поставить условие, при выполнении которого оформление будет применяться к полям. Условие ставится аналогично отбору.

3. На закладке Оформляемые поля выбрать поля из списка доступных полей, к которым будет применяться оформление, если условие выполнено.

4. Если необходимо, установить порядок используемых элементов оформления с помощью команд Переместить вверх и Переместить вниз из меню Еще. Порядок элементов оформления устанавливает последовательность, в которой оформление будет применяться к элементам отчета. Если по некоторым условиям к области отчета применяются два разных оформления, то в итоге применяется последнее из списка элементов условного оформления.

5. На закладке Дополнительно выбрать области отчета, к которым будет применен данный элемент условного оформления.

6. Нажать кнопку Завершить редактирование.

Подробнее о настройке условного оформления см. раздел «Условное оформление» здесь.

В качестве примера в отчете Отчет по взаиморасчетам выделим документы, которые относятся к ООО Животноводство.

Для этого в настройках отчета выполним следующие действия:

1. На закладке Условное оформление добавим новый элемент.

2. В диалоге редактирования элемента условного оформления на закладке Оформление в строке Шрифт нажмем кнопку Выбрать и в диалоге Выбор шрифта установим флажок напротив пункта Полужирный.

3. На закладке Условие добавим элемент: Документ.Организация Равно ООО Животноводство.

4. Нажмем ОK и убедимся, что в колонке Оформляемые поля отображается <Все поля>, а в колонке Область использования отображается <Везде>.

Настройка условного оформления отчета примет вид, как показано на рисунке:

Рис. 133. Пример настройки условного оформления

В диалоге настройки варианта нажмем кнопку Завершить редактирование. Отчет примет вид, как показано на рисунке.

Рис. 134. Настройка условного оформления отчета

Чтобы создать группировку результата отчета, на форме настроек нужно перейти на закладку Группировка.

Рис. 135. Настройка группировки отчета

1. Нажать кнопку Добавить.

2. В открывшемся окне выбрать Поле группировки и указать тип группировки:

● Без иерархии – в группировку попадут только неиерархические записи (элементы);

● Иерархия – в группировку попадут иерархические записи и неиерархические записи (элементы и группы);

● Только иерархия – в группировке будут выводиться только иерархические записи (группы).

3. Нажать кнопку Завершить редактирование.

4. Если необходимо, установить порядок группировок с помощью кнопок Переместить вверх и Переместить вниз.

5. Нажать кнопку Завершить редактирование в окне редактирования группировок.

Подробнее о работе с группировками см. раздел «Группируемые поля» здесь.

В качестве примера сгруппируем результат отчета Отчет по оплатам по имени поставщика. Для этого в качестве поля группировки выберем поле Поставщик с типом Иерархия.

Результат выполнения отчета показан на рисунке:

Рис. 136. Отчет по оплатам, сгруппированный по полю «Поставщик»

При наведении указателя мыши на ячейку результата отчета, для которой возможна расшифровка, указатель изменит свою форму (см. рисунок). Теперь, если дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на этой ячейке, в новом окне откроется значение, находящееся в ячейке, а для ячейки с ресурсами будет предложено выбрать поле для расшифровки, после чего выполнится расшифровка.

При щелчке правой кнопкой мыши отобразится меню расшифровки.

Рис. 137. Меню расшифровки для ячейки отчета

Расшифровать – получить более детальную информацию о содержимом поля. Любая расшифровка выполняется в новом окне.

Например, узнаем, когда продавались чайники Bosch15. Для этого в сформированном отчете Динамика продаж выберем ячейку Bosch15 и вызовем команду Расшифровать. В появившемся окне выбора поля выберем поле Период.

Рис. 138. Выбор поля расшифровки отчета

Нажмем кнопку Выбрать. Детали расшифровки откроются в новом окне.

Рис. 139. Расшифровка отчета

Команда Открыть "…" открывает форму просмотра данных, показанных в ячейке. Например, окно с формой элемента списка.

Рис. 140. Форма элемента списка

Отфильтровать – позволяет отфильтровать текущий элемент структуры отчета по значению выбранного поля либо установить отбор по значению другого поля, используя команду Дополнительно и задав условие отбора. Например, отфильтруем строки отчета, в которых Сумма (Оборот) больше 10 000:

Рис. 141. Диалог редактирования условия отбора

Результат отображается в новом окне.

Рис. 142. Результат отбора

Упорядочить – выполняет упорядочивание содержимого текущего элемента отчета по значению текущего поля. По команде Дополнительно можно задать произвольное поле. Например, упорядочить таблицу в отчете по полю Товар.

Рис. 143. Результат упорядочивания отчета

Сгруппировать – выполняет выбор поля и устанавливает тип группировки в текущем элементе структуры отчета. Например, в отчете Остатки товаров нужно узнать, какая обувь на каком складе находится. Для этого выберем поле группировки Склад.

Рис. 144. Выбор поля группировки

Отфильтруем по значению Товар В Группе "Обувь". Результат отчета приведен ниже.

Рис. 145. Результат группировки отчета

Оформить – позволяет указать условие применения оформления и настроить оформление для текущего элемента отчета. Например, оформить поля, где Количество Остаток < 10 единиц.

Рис. 146. Результат оформления отчета

Искать везде – запускает глобальный поиск данных по значению в выделенной ячейке. Также для начала глобального поиска можно использовать сочетание клавиш Alt + F.  Подробнее см. раздел «Глобальный поиск» на стр 289.